با عضویت در خبرنامه از 10 درصد تخفیف در خرید مجله معیشت بهره مند شوید


رازهایی که برگزاری جلسات کاری موفق را ممکن می کند

زمان مطالعه: 2 دقیقه
تاریخ انتشار مطلب : ۰۵ دی ۱۳۹۴
برگزاری جلسات کاری موفق

بسیاری از نشست‌های کاری بدون توجه به جزئیات ضروری برنامه‌ریزی می‌شود. به این‌صورت که تمرکز برگزارکنندگان بیشتر بر وجوه شبکه‌ای است. اینکه چه کسی باید دعوت شود، حضور در فضای مجازی چگونه باشد و یا از چه طریقی باید جلسه را اعلام کرد. این موارد همگی ضروری هستند، اما ممکن است توجه بیش از اندازه به آنها، باعث فراموش کردن نکات بااهمیت دیگری شود که نحوه پذیرایی از مهمانان از جمله آن است. در این‌گونه نشست‌ها معمولاً پیش، در حین یا پس از اتمام جلسه مهمانی شام یا ناهار کوچکی برگزار می‌شود که بخشی از گفتگوها نیز به‌طور معمول به همین زمان انتقال می‌یابد. بی‌توجهی به نحوه مدیریت و کیفیت برگزاری این بخش از نشست‌ها یقیناً به وجهه شما آسیب خواهد رساند. پس با استفاده از نکات زیر، برنامه‌ریزی دقیقی برای برگزاری جلسات کاری موفق و نشست‌های طولانی مدت خود داشته باشید.

برای برگزاری جلسات کاری موفق چه باید بکنید؟

اهداف را با دقت تعیین کنید

در بسیاری از گردهمایی‌های کاری، هدف اصلی آن است که ارتباط کاری تحکیم شود، قراردادی منعقد گردد و یا مسیرهای تازه‌ای برای فعالیت مشترک تعریف شود. پیش از آغاز نشست به دقت اهداف خود را مرور کنید و برای بیان دقیق آنها آماده شوید. پس از این گام، باید درباره مدعوین تصمیم بگیرید. آیا آنها از کارکنان سازمان خودتان تشکیل می‌شوند یا شرکت‌های رقیب نیز حضور خواهند داشت؟ به‌علاوه باید بدانید که شرکت‌کنندگان در چه سطحی در جلسه حضور پیدا می‌کنند. آیا جلسه در سطح مدیران ارشد است و یا از سطوح پایین‌تر نیز شرکت‌کنندگانی حضور خواهند داشت؟ دانستن پاسخ دقیق این پرسش‌ها باعث می‌شود که گردهمایی شما به صورت دقیق‌تری برنامه‌ریزی‌شده و موفق‌تر از کار درآید.

چند روز پیش از نشست، زمانی کوتاه را صرف تأمل درباره آن کنید. موضوعات را به دقت یادداشت کرده و برخی از مباحث موردنظر، اعم از کاری یا دوستانه را مشخص سازید. سعی کنید موضوعاتی خنثی را برای مباحث دوستانه انتخاب کنید تا اختلاف نظرهای احتمالی درباره مسائل بی‌اهمیت به اهداف گردهمایی آسیب نرساند.

درباره مکان جلسه دقیق عمل کنید

پس از تعیین دقیق اهداف جلسه و آمار حاضران، باید فکری به حال مکان گردهمایی کنید. این‌گونه جلسات معمولاً با حضور تعداد بیشتری برگزار می‌شود و با صرف غذا یا عصرانه همراه است. به همین دلیل مسأله فضای مناسب اهمیت زیادی می‌یابد. اگر بنا دارید جلسه را همزمان با صرف غذا به صورت ناهار یا شام کاری برگزار کنید، انتخاب یک رستوران می‌توان گزینه مناسبی باشد. اما اگر برنامه‌هایی مانند سخنرانی و کارگاه در میان است و شمار حاضران بیشتر از جلسه‌ای کوچک است، باید برای تهیه فضای مناسب از پیش برنامه‌ریزی داشته باشید. چراکه کمبود فضا باعث ناراحتی مهمانان شده و تلاش‌ها و هزینه‌های شما کاملاً بر باد خواهد رفت.

میزبان خوبی باشید

چنین نشست‌هایی فراتر از ارتباط کاری، نوعی فضای صمیمی و دوستانه را ایجاب می‌کنند. به همین دلیل، ویژگی‌های میزبانی این‌گونه گردهمایی‌ها نیز باید با جلسات دوستانه مطابقت داشته باشد. اگر برای جلسه به رستوران رفته‌اید، به میهمانان خود اجازه دهید خودشان بر اساس منو غذای مورد علاقه را انتخاب کنند. با این کار ضمن نشان دادن احترام به مخاطبان خود، باعث می‌شوید تا هزینه‌های مهمانی نیز برای آنها روشن شود. به علاوه سعی کنید در هیچ زمینه‌ای کم‌وکسری ایجاد نشود. این چنین گردهم‌آیی‌هایی می‌تواند تأثیر قابل توجهی بر روابط کاری شما داشته باشید. پس به برگزاری جلسات کاری موفق به چشم نوعی سرمایه‌گذاری به آنها نگاه کنید. البته تمام این نکات باید در چهارچوب توانایی مالی مجموعه شما و به‌صورتی معقول صورت گیرد.



شماره ماهنامه :

نظرات

2 دیدگاه

  • سلام , مهمان
    • با سلام خدمت شما ، خیر متاسفانه هنوز امکانش فراهم نشده
      برای تهیه مجله میتونید با شماره ۸۸۹۳۸۶۹۸ ۰۲۱ تماس بگیرید
      سپاس