یکی از مهارت‌های اصلی در فضاهای کاری، توانایی نگارش و تنظیم نامه‌ها و در کل تنظیم اسناد کاری است. اما علی‌رغم اهمیت فوق‌العاده این مهارت بنیادین، در آموزش‌های شغلی امروز، جایی برای آموزش نگارش در نظر گرفته نشده است و اغلب افرادی که بر نخستین بار وارد فضای جدی کار می‌شوند (و گاهی حتی کسانی که سالها به کار مشغول هستند) در انجام ساده‌ترین امور تنظیم اسناد یا نامه‌ها ناتوان‌اند.
نامه‌نگاری و شیوه نگارشی شما، چه از این واقعیت خوشحال باشید یا نه، به هرحال بر دیدگاه دیگران نسبت به شما تأثیرگذار است. مشتریان شما در زمان مواجهه با اسناد اداری و کاری در ارزیابی خود نسبت به کیفیت خدمات شما و مجموعه شغلی‌تان تجدیدنظر می‌کنند و همکاران نیز با تکیه بر نقاط ضعف احتمالی در این حوزه، از شما پیشی می‌گیرند. از اینها مهمتر، مدیران مجموعه نیز ممکن است با توجه به ناتوانی شما در نگارش اسناد و نامه‌ها، علی‌رغم توانایی و مهارت در سایر زمینه‌ها، اهمیت چندانی به شما ندهند و جایگاه‌تان را آن‌گونه که شایسته است ارتقاء نبخشند.
اما در کنار مسائل نگارشی، شیوه تنظیم ظاهری اسناد اهمیت زیادی دارد. صفحه‌بندی و آرایش متون مسأله‌ای بسیار حیاتی است، چراکه در ابتدا و پیش از آغاز به خواندن متن، مخاطب خود را با همین ظاهر صفحه مواجه می‌بیند.
در تنظیم اسناد کاری مراقب این اشتباهات باشید
البته فرآیند آموزش تنظیم اسناد و نگارش متون کاری زمان‌بر و مستلزم تلاش، صبر و تمرین است. در ادامه سه خطای رایج در صفحه‌آرایی متون اداری و اسناد کاری مورد بررسی قرار گرفته است. توجه به این سه اشتباه و تلاش برای پرهیز از آنها می‌تواند اسناد شما را زیباتر ساخته و بر بیننده تاثیری مناسب بر جای گذارد:
-
فاصله‌گذاری نامناسب
حتماً تا به حال با نامه‌ها یا اسنادی مواجه شده‌اید که با همان نگاه اول نوعی اشکال مبهم را در آن کشف کرده‌اید. این‌گونه اشکالات مبهم در بیشتر موارد با صفحه‌بندی نامناسب و فاصله‌گذاری غلط ارتباط دارد. افراد ناآشنا با اصول تنظیم یک متن، ممکن است میان کلمات فاصله‌های بیهوده بگذارند، پاراگراف‌ها را به صورتی نادرست تنظیم کنند و فاصله مناسب را از دو سوی صفحه در نظر نداشته باشند.
البته پرهیز از این‌گونه خطاها به سادگی ممکن است. اکثر نرم‌افزارهای نگارشی به امکاناتی مجهز هستند که شما می‌توانید به سادگی فاصله‌ها را تنظیم کنید و متنی آماده و آراسته را در اختیار مخاطب قرار دهید. به‌علاوه در این‌گونه نرم‌افزارها، فاصله‌های مورد نظر شما قابل ذخیره‌سازی هستند تا در نوبت‌های بعدی به سادگی استفاده شوند. پیش از ارسال نهایی متن، از امکانات مربوط به بازبینی نسخه چاپی استفاده کنید و نمونه‌ای از محصول نهایی نگارش را پیش از فرستادن آن بررسی نمایید.
-
فونت‌های فانتزی یا نامناسب
نکته مهم دیگر در آرایش صفحات انتخاب فونت مناسب است. گاهی دیده می‌شود که افراد با تصور نادرست از ماهیت اسناد و متون کاری، فونت‌های فانتزی، نامشخص و مبهم را انتخاب می‌کنند؛ با این تصور که انتخاب این‌گونه فونت‌ها باعث جذب نظر مخاطب می‌شود. در حالی‌که واقعیت عکس این است. این‌گونه فونت‌ها علاوه بر اینکه مانع خواندن آسان متن می‌شوند، به لحاظ شکل و شمایل نیز متن کاری را از رسمیت دور می‌کنند. در میان فونت‌های فارسی مواردی چون فونت لوتوس یا نازنین مناسب هستند که با اندازه مناسب سیمای ظاهری نامه‌ها یا اسناد را جذاب و قابل قبول می‌سازند.
-
غلط‌های املایی
این مورد نیز از جمله اشتباهات رایج در متون است که متأسفانه در سالهای اخیر موارد آن افزایش یافته است. خطای نگارشی یا اغلاط املایی نمونه‌ای کامل از بی‌مبالاتی نویسنده را پیش روی مخاطب قرار می‌دهد و وجهه کاری او را خدشه‌دار می‌سازد. اگر نسبت به این مسأله در خود آگاهی یافتید، باید فوراً برای رفع آن فکری بکنید. روش‌های غلبه بر این مشکل نیز متعدد هستند. بر حجم مطالعه خود بیفزایید.
لزومی ندارد کتاب‌های جدی یا تخصصی را مطالعه کنید، بلکه در هر زمینه‌ای که به آن علاقه دارید، از رمان و شعر گرفته تا نجوم و علم، دستِ کم هفته‌ای یک کتاب مطالعه کنید. این کار به شما کمک می‌کند و ذخیره لغات شما را به‌صورت باورنکردنی ارتقاء می‌دهد. در کنار این روش، پیش از اتمام کار و ارسال نامه به مخاطب، یک بار متن را مرور کرده و لغات مشکوک را مشخص کنید. می‌توانید به سادگی برای یافتن املای درست واژه‌ها جستجو کرده و با اصلاح خطاها نامه‌ای دقیق را ارسال نمایید.
یک دیدگاه