بسم الله الرحمن الرحیم

دسته بندی : برنامه ریزی شغلی

۰۸ شهریور ۱۳۹۶

photo_2017-08-30_13-23-18

یکی از مشکلاتی که بسیاری از افراد با آن مواجه هستند، کیفیت کاری ضعیف، یا به زبان اقتصادی «بهره‌وری پایین» است. این مساله عامل اصلی در بسیاری از ناکامی‌های مالی و شغلی است. بسیاری از ما زمان زیادی را صرف کار می‌کنیم و در حقیقت زحمت زیادی را متحمل می‌شویم، اما حاصل کمتر از میزان انتظار است. در حقیقت، مشکل آنجا است که بسیاری از افراد روز کاری خود را با رویکردی واکنشی سپری می‌کنند، به این معنا که کاملا تحت تاثیر اتفاقات بیرونی هستند و صرفا نسبت به آنها واکنش نشان می‌دهند. این کار در کنار دشوار ساختن برنامه‌ریزی باعث می‌شود که بخش زیادی از زمان روزانه صرف پاسخ دادن به درخواست‌های دیگران شود. امری که به طور جدی مانع پیشرفت فردی خواهد بود.

روش موثر برای غلبه بر این دشواری ایجاد عادات ذهنی مثبت است. در حقیقت، چگونگی اخذ تصمیمات ریز و درشت و رویکرد شما در طول روز کاری تعیین می‌کند که بهره‌وری شما در چه سطحی قرار خواهد داشت. در ادامه به ده روش ذهنی موثر برای غلبه بر بی‌برنامگی و ضعف بهره‌وری اشاره خواهد شد. با کاربرد این روش‌ها می‌توانید به اهداف شغلی و کاری دست پیدا کنید و نرخ بهره‌وری خود را افزایش دهید:

۱- ذهن خود را پاک کنید

برای این کار، تمام وظایف و کارهایی را که باید انجام دهید روی کاغذ بیاورید. هر زمان که وظیفه‌ای جدید پیش روی شما قرار می‌گیرد، آن را در فهرست زمان‌بندی کاری خود بنویسید و سپس ذهن خود را از آن خالی کنید، تا وقتی که زمان انجام دادن این وظیفه فرا رسد. آگاهی از اینکه تمام کارها را جایی نوشته‌اید باعث ایجاد آرامش در شما می‌شود و می‌توانید انرژی ذهنی خود را آزادانه در کارهای جاری متمرکز کنید. این به معنای افزایش قابل توجه بهره‌وری است.

 

۲- مهمترین عاملی را که باعث پیشرفت کارها خواهد شد انتخاب کنید

پس از آنکه تمام کارها را روی کاغذ نوشتید، به فهرست خود نگاه کنید. به دنبال مهمترین کاری باشید که در این لحظه انجام آن ضروری است و می‌تواند به پیشرفت امور کمک کند. می‌توانید امور کلان‌تری مانند فرصت‌های جدید بازار یا مسیر حرکت صنعت را نیز در این فهرست بنویسید و آنگاه به درستی در خصوص موارد ضروری تصمیم‌گیری کنید.

آگاهی یافتن از امور کلان و خردی که باید مورد توجه اصلی شما باشند، باعث سرعت یافتن شما در سامان‌دهی به امور و پیشرفت بهره‌وری می‌شود. به طور مثال، ممکن است یک وب‌لاگ‌نویس زمان زیادی را صرف شکل ظاهری وبلاگ، تنظیم قابلیت‌های جستجو و مواردی از این دست کند. در حالی که اصلی‌ترین عامل در محبوبیت یک وبلاگ محتوای مطالب آن است. از این رو چنین فردی باید در فهرست کاری خود توجه اصلی را معطوف به محتوای مطالب و افزایش کیفیت آنها نماید. پس از انجام این کار، زمان کافی برای سامان دادن به ویژگی‌های ظاهری وبلاگ وجود خواهد داشت.

 

۳- در ابتدای هر روز کاری، سه کار اصلی آن روز را انتخاب کنید

با در نظر داشتن هدف اصلی که در گام پیشین برگزیدید، در ابتدای هر روز کاری فهرست امور جزئی‌تر را بررسی کرده و سه اولویت اصلی آن روز را تعیین نمایید. مغز شما به سادگی می‌تواند این سه اولویت را در خود نگاه دارد و محیط و وقایع روزانه را در نسبت با آنها بررسی کرده و بهترین راه‌های دستیابی به این اهداف را معرفی کند. البته نباید این سه اولویت را به چهار، پنج یا بیشتر افزایش دهید، چراکه با این کار باعث سردرگمی ذهنی خود خواهید شد. در مثال وبلاگ‌نویس، هدف اصلی او تقویت محتوای مطالب وبلاگ بود. حال او باید سه هدف جزئی‌تر، یعنی ارتقای قابلیت‌های نگارشی، آموختن شیوه بهینه طرح مطلب و مطالعه مطالب جذاب دیگر وبلاگ‌ها را به عنوان اولویت‌های روزانه خود تعیین نماید.

 

۴- شیوه صرف زمان روزانه خود را بازبینی کنید

برای آنکه از تمرکز روی اهداف اصلی و جزئی خود اطمینان یابید، بایستی به صورت دقیق بر نحوه سپری کردن زمان کاری روزانه خود نظارت داشته باشید. با این کار می‌توانید میزان مطابقت فعالیت‌ها با اولویت‌های تعیین‌شده را ارزیابی کنید. برای انجام این فرآیند، می‌توانید از نرم‌افزارهای صفحه‌ گسترده (مانند اکسل) استفاده کنید و فعالیت‌های روزانه (یا هفتگی) خود را در آنها ثبت کنید. آنگاه به نسبت حجم کاری خود هر یک یا چند ساعت یک بار، کاری را که مشغول انجام دادن آن هستید در این صفحات ثبت کنید و در پایان مجموعه آنها را به صورت یک گزارش تهیه نمایید. به طور معمول پس از چند روز انجام این فرآیند، ارزیابی کلانی از نحوه گذراندن اوقات روزانه به دست خواهید آورد و نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی می‌کنید.

به طور مثال، ممکن است در این تحلیل مشاهده کنید که زمان زیادی از روز را صرف فیس‌بوک یا دیگر شبکه‌های اجتماعی کرده‌اید. از خود بپرسید آیا با توجه به اولویت‌های تعیین‌شده، این گونه استفاده از زمان منطقی بوده است؟ پس از یافتن این گونه ضعف‌ها باید تصمیم جدیدی بگیرید و رویه زمانی خود را تغییر دهید. بدون انجام این کار، بهره‌وری تغییر محسوسی نخواهد داشت.

 

۵- زمان صرف شده روی امور کم‌اهمیت را به حداقل برسانید

می‌توانید به کمک تحلیل زمانی گام قبلی، علاوه بر حذف کارهای بیهوده، اموری را که در نسبت با اولویت‌ها اهمیت کمتری دارند نیز محدود کنید و زمان کاری آنها را به حداقل برسانید. با این کار می‌توانید حداکثر تمرکز زمانی روی هدف اصلی و سه هدف جزئی خود را به دست آورید و بهره‌وری را به بالاترین میزان برسانید.

 

۶- نه گفتن را آغاز کنید

اگر به راستی می‌خواهید به سوی اهداف خویش گام بردارید، باید نه گفتن به افراد، موقعیت‌ها و کارها را آغاز کنید. البته فرهنگ انسانی ما را تحت فشار قرار می‌دهد تا به دیگران کمک کنیم و آنها را مودبانه و سخاوتمندانه همراهی نماییم. این کار البته فضیلتی انسانی است، اما تا آنجایی که به قربانی شدن خود ما منتهی نشود. از این رو باید در برابر فشارهای موجود برای پذیرفتن موقعیت‌ها و درخواست‌ها مقاومت کنید تا بتوانید زمان و نیروی کافی را صرف اهداف اصلی خود نمایید.

برای جلوگیری از رنجش دیگران، می‌توانید شرایط را صادقانه و شفاف برای آنها توضیح دهید و دلایل نپذیرفتن پیشنهاد یا درخواست‌شان را مطرح نمایید. به علاوه می‌توانید فهرستی از همکاران و آشنایان خود را در زمینه‌های مختلف آماده کنید و در چنین مواردی، کار را به آنها ارجاع دهید تا ضمن یاری رساندن به فرد درخواست‌کننده، زمان خود را نیز به ناچار از دست ندهید. اولویت‌های اصلی  خود را همواره به یاد داشته باشید و تا حد امکان به آنها وفادار بمانید.

 

۷- روش‌های تفکر خود را مورد بررسی قرار دهید

باید به انرژی ذهنی خود به مانند منبعی گرانبها نگاه کنید. بدانید که در هر روز تنها میزان محدودی از این انرژی را در اختیار دارید و در نتیجه باید به صورت استراتژیک و در جهت اهداف و اولویت‌های اصلی آن را صرف نمایید. این دقیقا کاری است که بسیاری افراد از آن غافل هستند. آنها انرژی ذهنی خود را در امور بی‌اهمیتی صرف می‌کنند و با فکر کردن‌های بیهوده و مداوم آن را هدر می‌دهد. انگاه زمانی که باید برای انجام کار اصلی شادابی و نیروی کافی داشته باشند، به شدت خسته و ضعیف هستند و در نتیجه به بهره‌وری خود آسیب می‌رسانند.

 

۸- سروصدای محیط را کاهش دهید

یکی از عوامل اصلی در کاسته شدن از انرژی روانی تکانه‌های بیهوده محیطی مانند صدای دریافت ایمیل، گوش دادن دائمی به موسیقی و یا گفتگوی همکاران است. سعی کنید با ساده کردن فرآیندها از حجم این عوامل بکاهید. این نکات ظاهرا بی‌اهمیت و سرو صدای بیهوده با آنکه چندان موثر به نظر نمی‌رسند، اما با پراکنده کردن توجه و تمرکز، انرژی ذهنی شما را هدر می‌دهند.

 

۹- تک‌وظیفه‌ای باشید

مطالعات متعدد نشان داده‌اند که چندوظیفه‌ای بودن قابلیت‌های کاری و بهره‌وری شما را کاهش می‌دهد. چرا که با انجام چند کار به صورت همزمان مجبور خواهید بود انرژی خود را میان آنها تقسیم کنید و در نتیجه از کیفیت هر یک از این اقدامات کاسته خواهد شد؛ امری که آشکارا به معنای کاهش بهره‌وری است. از این رو زمانی که مشغول انجام کاری هستید، تمام ورودی‌های حسی خود را به همین کار معطوف کنید و افکارتان را محدود نمایید. صفحه ایمیل خود را ببندید، چت نکنید، به تلفن‌ها جواب ندهید و تمامی کارها را متوقف کنید، تا زمانی که کار مورد نظر به اتمام برسد. تاثیر شگفت‌انگیز این روش را تجربه کنید.

 

۱۰- در میان کارها استراحت کنید

برای حفظ و ارتقای توانایی تمرکز ، استراحت کردن را در دستور کار قرار دهید. پس از هر چند ساعت کار، زمانی را به استراحت اختصاص دهید تا انرژی شما تجدید شود. می‌تواند چرت کوتاهی بزنید، برای قدم زدن بیرون بروید و یا به موسیقی آرامش‌بخشی گوش کنید. باید تمرکز فکری شما در این مدت زمان، از کار برداشته شود تا بتوانید با توانایی کافی پس از مدتی سر کار خود بازگردید.

 

ماهنامه معیشت، شماره ۱۱، مرداد ۹۴

یکی از مشکلاتی که بسیاری از افراد با آن مواجه هستند، کیفیت کاری ضعیف، یا به زبان اقتصادی «بهره‌وری پایین» است. این مساله عامل اصلی در بسیاری از ناکامی‌های مالی و شغلی است. بسیاری از ما زمان زیادی را صرف کار می‌کنیم و در حقیقت زحمت زیادی را متحمل می‌شویم، اما حاصل کمتر از میزان انتظار است. در حقیقت، مشکل ...

یکی از مشکلاتی که بسیاری از افراد با آن مواجه هستند، کیفیت کاری ضعیف، یا به زبان اقتصادی «بهره‌وری پایین» است. این مساله عامل اصلی در بسیاری از ناکامی‌های مالی و شغلی است. بسیاری از ما زمان زیادی را صرف کار می‌کنیم و در حقیقت زحمت زیادی را متحمل می‌شویم، اما حاصل کمتر از میزان انتظار است. در حقیقت، مشکل آنجا است که بسیاری از افراد روز کاری خود را با رویکردی واکنشی سپری می‌کنند، به این معنا که کاملا تحت تاثیر اتفاقات بیرونی هستند و صرفا نسبت به آنها واکنش نشان می‌دهند. این کار در کنار دشوار ساختن برنامه‌ریزی باعث می‌شود که بخش زیادی از زمان روزانه صرف پاسخ دادن به درخواست‌های دیگران شود. امری که به طور جدی مانع پیشرفت فردی خواهد بود.

روش موثر برای غلبه بر این دشواری ایجاد عادات ذهنی مثبت است. در حقیقت، چگونگی اخذ تصمیمات ریز و درشت و رویکرد شما در طول روز کاری تعیین می‌کند که بهره‌وری شما در چه سطحی قرار خواهد داشت. در ادامه به ده روش ذهنی موثر برای غلبه بر بی‌برنامگی و ضعف بهره‌وری اشاره خواهد شد. با کاربرد این روش‌ها می‌توانید به اهداف شغلی و کاری دست پیدا کنید و نرخ بهره‌وری خود را افزایش دهید:

۱- ذهن خود را پاک کنید

برای این کار، تمام وظایف و کارهایی را که باید انجام دهید روی کاغذ بیاورید. هر زمان که وظیفه‌ای جدید پیش روی شما قرار می‌گیرد، آن را در فهرست زمان‌بندی کاری خود بنویسید و سپس ذهن خود را از آن خالی کنید، تا وقتی که زمان انجام دادن این وظیفه فرا رسد. آگاهی از اینکه تمام کارها را جایی نوشته‌اید باعث ایجاد آرامش در شما می‌شود و می‌توانید انرژی ذهنی خود را آزادانه در کارهای جاری متمرکز کنید. این به معنای افزایش قابل توجه بهره‌وری است.

 

۲- مهمترین عاملی را که باعث پیشرفت کارها خواهد شد انتخاب کنید

پس از آنکه تمام کارها را روی کاغذ نوشتید، به فهرست خود نگاه کنید. به دنبال مهمترین کاری باشید که در این لحظه انجام آن ضروری است و می‌تواند به پیشرفت امور کمک کند. می‌توانید امور کلان‌تری مانند فرصت‌های جدید بازار یا مسیر حرکت صنعت را نیز در این فهرست بنویسید و آنگاه به درستی در خصوص موارد ضروری تصمیم‌گیری کنید.

آگاهی یافتن از امور کلان و خردی که باید مورد توجه اصلی شما باشند، باعث سرعت یافتن شما در سامان‌دهی به امور و پیشرفت بهره‌وری می‌شود. به طور مثال، ممکن است یک وب‌لاگ‌نویس زمان زیادی را صرف شکل ظاهری وبلاگ، تنظیم قابلیت‌های جستجو و مواردی از این دست کند. در حالی که اصلی‌ترین عامل در محبوبیت یک وبلاگ محتوای مطالب آن است. از این رو چنین فردی باید در فهرست کاری خود توجه اصلی را معطوف به محتوای مطالب و افزایش کیفیت آنها نماید. پس از انجام این کار، زمان کافی برای سامان دادن به ویژگی‌های ظاهری وبلاگ وجود خواهد داشت.

 

۳- در ابتدای هر روز کاری، سه کار اصلی آن روز را انتخاب کنید

با در نظر داشتن هدف اصلی که در گام پیشین برگزیدید، در ابتدای هر روز کاری فهرست امور جزئی‌تر را بررسی کرده و سه اولویت اصلی آن روز را تعیین نمایید. مغز شما به سادگی می‌تواند این سه اولویت را در خود نگاه دارد و محیط و وقایع روزانه را در نسبت با آنها بررسی کرده و بهترین راه‌های دستیابی به این اهداف را معرفی کند. البته نباید این سه اولویت را به چهار، پنج یا بیشتر افزایش دهید، چراکه با این کار باعث سردرگمی ذهنی خود خواهید شد. در مثال وبلاگ‌نویس، هدف اصلی او تقویت محتوای مطالب وبلاگ بود. حال او باید سه هدف جزئی‌تر، یعنی ارتقای قابلیت‌های نگارشی، آموختن شیوه بهینه طرح مطلب و مطالعه مطالب جذاب دیگر وبلاگ‌ها را به عنوان اولویت‌های روزانه خود تعیین نماید.

 

۴- شیوه صرف زمان روزانه خود را بازبینی کنید

برای آنکه از تمرکز روی اهداف اصلی و جزئی خود اطمینان یابید، بایستی به صورت دقیق بر نحوه سپری کردن زمان کاری روزانه خود نظارت داشته باشید. با این کار می‌توانید میزان مطابقت فعالیت‌ها با اولویت‌های تعیین‌شده را ارزیابی کنید. برای انجام این فرآیند، می‌توانید از نرم‌افزارهای صفحه‌ گسترده (مانند اکسل) استفاده کنید و فعالیت‌های روزانه (یا هفتگی) خود را در آنها ثبت کنید. آنگاه به نسبت حجم کاری خود هر یک یا چند ساعت یک بار، کاری را که مشغول انجام دادن آن هستید در این صفحات ثبت کنید و در پایان مجموعه آنها را به صورت یک گزارش تهیه نمایید. به طور معمول پس از چند روز انجام این فرآیند، ارزیابی کلانی از نحوه گذراندن اوقات روزانه به دست خواهید آورد و نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی می‌کنید.

به طور مثال، ممکن است در این تحلیل مشاهده کنید که زمان زیادی از روز را صرف فیس‌بوک یا دیگر شبکه‌های اجتماعی کرده‌اید. از خود بپرسید آیا با توجه به اولویت‌های تعیین‌شده، این گونه استفاده از زمان منطقی بوده است؟ پس از یافتن این گونه ضعف‌ها باید تصمیم جدیدی بگیرید و رویه زمانی خود را تغییر دهید. بدون انجام این کار، بهره‌وری تغییر محسوسی نخواهد داشت.

 

۵- زمان صرف شده روی امور کم‌اهمیت را به حداقل برسانید

می‌توانید به کمک تحلیل زمانی گام قبلی، علاوه بر حذف کارهای بیهوده، اموری را که در نسبت با اولویت‌ها اهمیت کمتری دارند نیز محدود کنید و زمان کاری آنها را به حداقل برسانید. با این کار می‌توانید حداکثر تمرکز زمانی روی هدف اصلی و سه هدف جزئی خود را به دست آورید و بهره‌وری را به بالاترین میزان برسانید.

 

۶- نه گفتن را آغاز کنید

اگر به راستی می‌خواهید به سوی اهداف خویش گام بردارید، باید نه گفتن به افراد، موقعیت‌ها و کارها را آغاز کنید. البته فرهنگ انسانی ما را تحت فشار قرار می‌دهد تا به دیگران کمک کنیم و آنها را مودبانه و سخاوتمندانه همراهی نماییم. این کار البته فضیلتی انسانی است، اما تا آنجایی که به قربانی شدن خود ما منتهی نشود. از این رو باید در برابر فشارهای موجود برای پذیرفتن موقعیت‌ها و درخواست‌ها مقاومت کنید تا بتوانید زمان و نیروی کافی را صرف اهداف اصلی خود نمایید.

برای جلوگیری از رنجش دیگران، می‌توانید شرایط را صادقانه و شفاف برای آنها توضیح دهید و دلایل نپذیرفتن پیشنهاد یا درخواست‌شان را مطرح نمایید. به علاوه می‌توانید فهرستی از همکاران و آشنایان خود را در زمینه‌های مختلف آماده کنید و در چنین مواردی، کار را به آنها ارجاع دهید تا ضمن یاری رساندن به فرد درخواست‌کننده، زمان خود را نیز به ناچار از دست ندهید. اولویت‌های اصلی  خود را همواره به یاد داشته باشید و تا حد امکان به آنها وفادار بمانید.

 

۷- روش‌های تفکر خود را مورد بررسی قرار دهید

باید به انرژی ذهنی خود به مانند منبعی گرانبها نگاه کنید. بدانید که در هر روز تنها میزان محدودی از این انرژی را در اختیار دارید و در نتیجه باید به صورت استراتژیک و در جهت اهداف و اولویت‌های اصلی آن را صرف نمایید. این دقیقا کاری است که بسیاری افراد از آن غافل هستند. آنها انرژی ذهنی خود را در امور بی‌اهمیتی صرف می‌کنند و با فکر کردن‌های بیهوده و مداوم آن را هدر می‌دهد. انگاه زمانی که باید برای انجام کار اصلی شادابی و نیروی کافی داشته باشند، به شدت خسته و ضعیف هستند و در نتیجه به بهره‌وری خود آسیب می‌رسانند.

 

۸- سروصدای محیط را کاهش دهید

یکی از عوامل اصلی در کاسته شدن از انرژی روانی تکانه‌های بیهوده محیطی مانند صدای دریافت ایمیل، گوش دادن دائمی به موسیقی و یا گفتگوی همکاران است. سعی کنید با ساده کردن فرآیندها از حجم این عوامل بکاهید. این نکات ظاهرا بی‌اهمیت و سرو صدای بیهوده با آنکه چندان موثر به نظر نمی‌رسند، اما با پراکنده کردن توجه و تمرکز، انرژی ذهنی شما را هدر می‌دهند.

 

۹- تک‌وظیفه‌ای باشید

مطالعات متعدد نشان داده‌اند که چندوظیفه‌ای بودن قابلیت‌های کاری و بهره‌وری شما را کاهش می‌دهد. چرا که با انجام چند کار به صورت همزمان مجبور خواهید بود انرژی خود را میان آنها تقسیم کنید و در نتیجه از کیفیت هر یک از این اقدامات کاسته خواهد شد؛ امری که آشکارا به معنای کاهش بهره‌وری است. از این رو زمانی که مشغول انجام کاری هستید، تمام ورودی‌های حسی خود را به همین کار معطوف کنید و افکارتان را محدود نمایید. صفحه ایمیل خود را ببندید، چت نکنید، به تلفن‌ها جواب ندهید و تمامی کارها را متوقف کنید، تا زمانی که کار مورد نظر به اتمام برسد. تاثیر شگفت‌انگیز این روش را تجربه کنید.

 

۱۰- در میان کارها استراحت کنید

برای حفظ و ارتقای توانایی تمرکز ، استراحت کردن را در دستور کار قرار دهید. پس از هر چند ساعت کار، زمانی را به استراحت اختصاص دهید تا انرژی شما تجدید شود. می‌تواند چرت کوتاهی بزنید، برای قدم زدن بیرون بروید و یا به موسیقی آرامش‌بخشی گوش کنید. باید تمرکز فکری شما در این مدت زمان، از کار برداشته شود تا بتوانید با توانایی کافی پس از مدتی سر کار خود بازگردید.

 

ماهنامه معیشت، شماره ۱۱، مرداد ۹۴

کتابهای منتشره

اصل بعیدبودن: چرا هم‌رخدادی‌ها و رویدادهای معجزه‌آسا و نادر همه‌روزه رخ می‌دهند

این کتابی‌ست درباره‌ی رویدادهای خارق‌العاده‌ی نامحتمل و ‏بعید؛ درباره‌ی این‌که چرا چیزهایی بسیار بعید رخ می‌دهند. و ناگفته نماند، درباره‌ی ‏این‌که چرا پشت سر هم رخ می‌دهند و رخ می‌دهند، و باز هم رخ می‌دهند. ‏ در نگاه نخست،...[]