بسم الله الرحمن الرحیم

دسته بندی : برنامه ریزی شغلی

۱۷ آبان ۱۳۹۶

EstimationBias-02

یکی از مشکلاتی که در محیط‌های کاری گریبان کارمندان را می‌گیرد و باعث کاهش بهره‌وری می‌گردد حواس‌پرتی و آشفتگی در انجام کارها است. این مسأله برای اغلب ما روی می‌دهد و به‌ویژه زمانی که حجم کارها افزایش یافته یا از سوی همکاران درخواست کمک دریافت می‌کنیم، به اوج خود می‌رسد. آشفتگی و حواس‌پرتی با آن‌که مشکلی جدی است اما به هیچ عنوان غیرقابل اجتناب نیست. روش‌های زیر باعث نظم و انضباط بیشتر کاری و غلبه بر سردرگمی می‌شوند:

 

۱- عوامل ایجاد وقفه را شناسایی کنید

با آن‌که متوقف ساختن روند وقفه در کارها و مزاحمت همکاران ناممکن است، اما می‌توانید نحوه پاسخ دادن به این‌گونه روابط را تغییر دهید. اگر «پاسخ منفی» به درخواست دیگران آسان باشد، از این روش استفاده کنید. اگر قادر نیستید به سرعت رفتار خود را در محیط کاری تغییر دهید، در جستجوی مشوق‌ها و انگیزه‌هایی برآیید که شما را به چنین تغییری متمایل می‌سازند. زمانی را محاسبه کنید که در اثر وقفه‌های کاری از دست می‌دهید و آن را به‌صورت مجموع روزانه به‌دست آورید. با خود بیندیشید که با پرهیز کردن از رفتارهای قبلی چه میزان زمان اضافی به‌دست خواهید آورد و این زمان چه تأثیری روی کیفیت کار و درآمد شما خواهد داشت.

 

۲- به سادگی «نه» بگویید

این کار در اغلب فرهنگ‌ها دشوار است و ما ایرانیان به‌طور خاص در انجام آن ضعیف هستیم. اما «نه گفتن» چنان ضرورتی برای ارتقای کمی و کیفی کار دارد که نباید از آن غافل شوید. پاسخی ساده و کوتاه در ابتدای مکالمه باعث می‌شود به‌سرعت به کار خود باز گردید و با از دست دادن زمان، دچار آشفتگی نشوید. اغلب درخواست‌ها به هدف کمک گرفتن از شما مطرح می‌شوند و از شما تقاضا می‌شود کاری را انجام دهید، تماسی برقرار سازید و یا چیزی را یادداشت کنید. برای آن‌که همکار خود را نرنجانید، به جای این‌که پاسخی مستقیم بدهید به او بگویید که «خوشحال می‌شوید این کار را بعداً انجام دهید». از این طریق، ضمن اعلام تمایل خود برای همکاری، کمبود زمان را یادآور شده و درخواست او را مؤدبانه رد می‌کنید.

 

۳- به پروژه اصلی خود اولویت بدهید

روند کاری در شرکت‌ها و سازمان‌ها معمولاً به یک پروژه محدود نمی‌شود و کارمندان همزمان به انجام چندین کار مشغول هستند. این دقیقاً مسأله‌ای است که به کمبود وقت و آشفتگی می‌انجامد. برای پرهیز از این دشواری، در ابتدا پروژه‌ها و وظایف روزانه و ماهانه خود را فهرست نموده و آنها را به ترتیب اولویت‌بندی کنید. در ادامه، از اولویت نخست آغاز کنید و بیشترِ زمان و انرژی خود را روی آن معطوف سازید. پس از اتمام این پروژه به سراغ موارد بعدی بروید و با آرامش کارها را به انجام رسانید.

 

۴- به تصمیم برای تغییر وفادار بمانید

تغییر رویه‌های رفتاری به‌هیچ عنوان آسان نیست. باید روش جدید را جایگزین عادات قدیمی خود سازید و بهترین روش برای تحقق ین هدف برنامه‌ریزی و وفاداری است. تغییر رفتارها را به بخش‌های متفاوت تقسیم کنید و به‌صورت هفتگی یکی از این بخش‌ها را اِعمال نمایید. به‌طور طبیعی، تمرکز روی تغییر یک عادت خاص انرژی بیشتری را برای شما باقی می‌گذارد و روند تغییر را تسهیل می‌کند. سعی کنید این فرآیند گام به گام را با تصمیمی راسخ پیگیری کنید و در برابر شکست‌ها و ناملایمات عقب‌نشینی ننمایید.

 

۵- زمانی را به انجام وظایف کوچک روزانه اختصاص دهید

در کنار پروژه‌های اصلی و فرعی، برخی اقدامات کوچک روزانه، مانند گزارشات کاری، پرداخت قبوض شرکت و موارد دیگر وجود دارند که دائماً نیازمند توجه شما هستند. در طول هر روزِ کاری زمانی را به انجام این‌گونه امور اختصاص دهید تا با پرهیز از اتلاف وقت، بخش عمده زمان خود را صرف انجام پروژه‌های اصلی کنید.

 

ماهنامه معیشت، شماره ۱۵، آذر ۹۴

 

یکی از مشکلاتی که در محیط‌های کاری گریبان کارمندان را می‌گیرد و باعث کاهش بهره‌وری می‌گردد حواس‌پرتی و آشفتگی در انجام کارها است. این مسأله برای اغلب ما روی می‌دهد و به‌ویژه زمانی که حجم کارها افزایش یافته یا از سوی همکاران درخواست کمک دریافت می‌کنیم، به اوج خود می‌رسد. آشفتگی و حواس‌پرتی با آن‌که مشکلی جدی است اما به ...

یکی از مشکلاتی که در محیط‌های کاری گریبان کارمندان را می‌گیرد و باعث کاهش بهره‌وری می‌گردد حواس‌پرتی و آشفتگی در انجام کارها است. این مسأله برای اغلب ما روی می‌دهد و به‌ویژه زمانی که حجم کارها افزایش یافته یا از سوی همکاران درخواست کمک دریافت می‌کنیم، به اوج خود می‌رسد. آشفتگی و حواس‌پرتی با آن‌که مشکلی جدی است اما به هیچ عنوان غیرقابل اجتناب نیست. روش‌های زیر باعث نظم و انضباط بیشتر کاری و غلبه بر سردرگمی می‌شوند:

 

۱- عوامل ایجاد وقفه را شناسایی کنید

با آن‌که متوقف ساختن روند وقفه در کارها و مزاحمت همکاران ناممکن است، اما می‌توانید نحوه پاسخ دادن به این‌گونه روابط را تغییر دهید. اگر «پاسخ منفی» به درخواست دیگران آسان باشد، از این روش استفاده کنید. اگر قادر نیستید به سرعت رفتار خود را در محیط کاری تغییر دهید، در جستجوی مشوق‌ها و انگیزه‌هایی برآیید که شما را به چنین تغییری متمایل می‌سازند. زمانی را محاسبه کنید که در اثر وقفه‌های کاری از دست می‌دهید و آن را به‌صورت مجموع روزانه به‌دست آورید. با خود بیندیشید که با پرهیز کردن از رفتارهای قبلی چه میزان زمان اضافی به‌دست خواهید آورد و این زمان چه تأثیری روی کیفیت کار و درآمد شما خواهد داشت.

 

۲- به سادگی «نه» بگویید

این کار در اغلب فرهنگ‌ها دشوار است و ما ایرانیان به‌طور خاص در انجام آن ضعیف هستیم. اما «نه گفتن» چنان ضرورتی برای ارتقای کمی و کیفی کار دارد که نباید از آن غافل شوید. پاسخی ساده و کوتاه در ابتدای مکالمه باعث می‌شود به‌سرعت به کار خود باز گردید و با از دست دادن زمان، دچار آشفتگی نشوید. اغلب درخواست‌ها به هدف کمک گرفتن از شما مطرح می‌شوند و از شما تقاضا می‌شود کاری را انجام دهید، تماسی برقرار سازید و یا چیزی را یادداشت کنید. برای آن‌که همکار خود را نرنجانید، به جای این‌که پاسخی مستقیم بدهید به او بگویید که «خوشحال می‌شوید این کار را بعداً انجام دهید». از این طریق، ضمن اعلام تمایل خود برای همکاری، کمبود زمان را یادآور شده و درخواست او را مؤدبانه رد می‌کنید.

 

۳- به پروژه اصلی خود اولویت بدهید

روند کاری در شرکت‌ها و سازمان‌ها معمولاً به یک پروژه محدود نمی‌شود و کارمندان همزمان به انجام چندین کار مشغول هستند. این دقیقاً مسأله‌ای است که به کمبود وقت و آشفتگی می‌انجامد. برای پرهیز از این دشواری، در ابتدا پروژه‌ها و وظایف روزانه و ماهانه خود را فهرست نموده و آنها را به ترتیب اولویت‌بندی کنید. در ادامه، از اولویت نخست آغاز کنید و بیشترِ زمان و انرژی خود را روی آن معطوف سازید. پس از اتمام این پروژه به سراغ موارد بعدی بروید و با آرامش کارها را به انجام رسانید.

 

۴- به تصمیم برای تغییر وفادار بمانید

تغییر رویه‌های رفتاری به‌هیچ عنوان آسان نیست. باید روش جدید را جایگزین عادات قدیمی خود سازید و بهترین روش برای تحقق ین هدف برنامه‌ریزی و وفاداری است. تغییر رفتارها را به بخش‌های متفاوت تقسیم کنید و به‌صورت هفتگی یکی از این بخش‌ها را اِعمال نمایید. به‌طور طبیعی، تمرکز روی تغییر یک عادت خاص انرژی بیشتری را برای شما باقی می‌گذارد و روند تغییر را تسهیل می‌کند. سعی کنید این فرآیند گام به گام را با تصمیمی راسخ پیگیری کنید و در برابر شکست‌ها و ناملایمات عقب‌نشینی ننمایید.

 

۵- زمانی را به انجام وظایف کوچک روزانه اختصاص دهید

در کنار پروژه‌های اصلی و فرعی، برخی اقدامات کوچک روزانه، مانند گزارشات کاری، پرداخت قبوض شرکت و موارد دیگر وجود دارند که دائماً نیازمند توجه شما هستند. در طول هر روزِ کاری زمانی را به انجام این‌گونه امور اختصاص دهید تا با پرهیز از اتلاف وقت، بخش عمده زمان خود را صرف انجام پروژه‌های اصلی کنید.

 

ماهنامه معیشت، شماره ۱۵، آذر ۹۴

 

کتابهای منتشره

اصل بعیدبودن: چرا هم‌رخدادی‌ها و رویدادهای معجزه‌آسا و نادر همه‌روزه رخ می‌دهند

این کتابی‌ست درباره‌ی رویدادهای خارق‌العاده‌ی نامحتمل و ‏بعید؛ درباره‌ی این‌که چرا چیزهایی بسیار بعید رخ می‌دهند. و ناگفته نماند، درباره‌ی ‏این‌که چرا پشت سر هم رخ می‌دهند و رخ می‌دهند، و باز هم رخ می‌دهند. ‏ در نگاه نخست،...[]